ONLINE-DIENSTPLAN

Excel in the cloud- Excel in der "Datenwolke" - Der Online-Dienstplan -

Weltweiter Zugriff auf Ihren Excel-Dienstplan - Wie geht das?

Ich möchte an dieser Stelle einmal für alle Mitarbeiter, die es lieben mit Smartphone oder in einer Cloud zu arbeiten, einige kostenlose Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Ihren Excel-Dienstplan , weltweit von überall her mit Smartphone kommentieren können oder auch online bearbeiten können.

Praktisches Beispiel

Sie sind ein junges Team von 8 Mitarbeitern auf einer Pflegestation. Um eine gute Zusammenarbeit in dem Haus zu ermöglichen hat aber jede Station seinen eigenen Dienstplan. Das mühsame Hin und Herschicken per Email nervt und oftmals weiss man nicht genau, kann man den Dienstplan jetzt unterschreiben, hat ihn jeder Mitarbeiter schon gesehen oder nicht. Auch nervt es, dass er online nicht zur Verfügung steht. Bei kurzfristigen Änderungen müssten Sie als Leitung schnell auch per Smartphone ihr Excel-Formular ändern können. Doch wie kann dies gehen?

Google-Drive - Weltweiter Zugriff auf Ihr Excel-Document

Ich möchte Ihnen hier "google-drive" mal etwas näher vorstellen. Diesen Dienst von google gibt es schon länger. In dieser "Cloud" (virtueller Speicherplatz cloud =wolke), können Sie Ihr Excel-Formular hochladen, Dokumente bearbeiten, auch können gleichzeitig mehrere Mitarbeiter online ein Dokument bearbeiten, oder Sie können als Leitung den Zugriff beschränken oder einen Link versenden für alle Mitarbeiter die Zugriff haben sollen zu ihrem Dienstplan

Hier eine kurze Anleitung:

1. Schritt Email-Adresse einrichten

Schaffen Sie sich eine kostenlose googlemail-Adresse an bei google. Diese ist kostenlos

2. Schritt - App downloaden

Wenn Sie online Zugriff haben möchten per App, laden Sie sich die App "google-drive" runter. Sie können dann direkt mit ihrem Smartphone auf Ihr Dokument zugreifen, oder es auch verändern.

3. Schritt Sprache ändern

In der Regel ist bei google-drive die englische Sprache eingestellt. Auf der rechten Seite oben ist ein "kleines Rädchen" dort klicken Sie auf "Settings" und können dann dort die deutsche Sprache wählen, falls Sie in Englisch nicht so fit sind. "Einstellungen"

Das ist zunächst die Vorarbeit zu dem ganzen. Weiter unten sehen Sie Screenshots, wie das ganze praktisch aussieht und welche interessanten Einstellungen Sie tätigen können, damit Sie von überall her Zugriff auf ihren Excel Dienstplan haben.

Schnell-Anleitung

Ihren Excel-Dienstplan von überall bearbeiten google drive einrichten

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Start google drive

Downloaden Sie google drive auf Ihrem Pc

Das Ergebnis mit dem google drive Ordner

Neuen Ordner anlegen

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Neuen Ordner anlegen

4 neue Ordner angelegt

Zugriffsberechtigung einstellen. Mitarbeiter die den Plan sehen dürfen, Link senden

Zugriffsberechtigung einstellen, öffentlich oder privat

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Screenshots

     

Beispiel hochgeladenes Word.doc

Einstellen, ob der MA, nur anschauen darf, oder auch ändern darf

Den blauen Freigabelink können Sie den Mitarbeitern senden, die Zugriff haben sollen

Linkfreigabe, öffentlich / privat, web, optionale Freigaben

Alternativ: dropbox.com - Zugriffsmöglichkeit per Smartphone (weltweit)

Eine weitere interessante Möglichkeit, wie Sie Ihren Excel-Dienstplan weltweit und nur den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, die bei Ihnen arbeiten, bietet das Portal www.dropbox.com.

Wenn Sie sich dort anmelden, funktioniert das ähnlich wie bei google drive. Kostenlos anmelden, Dienstplan hochladen, Link an die Leute schicken, die mit Ihnen arbeiten. Der unschlagbare Vorteil für Sie ist natürlich, Sie brauchen auf kein anderes Dienstplan-System umsteigen und können wie gewohnt mit ihrem Plan arbeiten. Auch lästiges Hinterhertelefonieren von Mitarbeitern bei Änderungen entfällt. Durch eine Einstellung, werden die Mitarbeiter direkt per Email informiert, wenn Sie als Leitung etwas ändern. Dropbox ist kostenlos bis zu einem bestimmten Datenvolumen.

Testen Sie einfach mal beide Möglichkeiten für sich aus und schauen Sie, welche Möglichkeit für Sie am besten in Betracht kommt. Sie werden überrascht sein, wie einfach das ganze einzurichten ist.

Ihren Excel-Dienstplan von überall bearbeiten dropbox.com

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