Dienstplan-schreiben-Check-und-Korrekturliste

Dienstplan-Check- und Korrektur-Liste

Für Dienstplan-Schreiber und Anfänger im stationären Bereich

Die Dienstplan-Maschine beschäftigt sich ausschließlich mit der gesamten Dienstplangestaltung in verschiedenen Branchen, erstellt technische Anleitungs-Videos, und viele kostenlose Dienstpläne ins Netz, die Sie selbständig downloaden und beliebig für Ihre Branche, Einrichtung, Station, anpassen können. Ein Schwerpunkt ist sicherlich der medizinisch-pflegerische Bereich und die damit komplexe Gestaltung eines Dienstplans. Sei es im Krankenhaus, auf einer stationären Einrichtung, im Behindertenbereich, auf therapeutischen Wohngruppen, oder teilstationären Abteilungen.

Für Anfänger und Fortgeschrittene 

Vor allem für Anfänger, die noch nie einen Dienstplan geschrieben haben, soll die umfangreiche Seite, mit zwischenzeitlich über 50 verschiedene Dienstpläne, und Vorlagen, und vielen Video-Anleitungen eine praktische Hilfestellung sein, wie man methodisch vorgeht beim Dienstplan, welche Fallstricke es gibt und wie man vor allem, bei komplexen Planungsstrukturen und vielen Terminen nie den Überblick über die Gesamtplanung verliert.

Fehlervermeidung – Korrektur-Liste ( zum selbst anpassen)

Im unten genannten Beispiel wurde eine umfangreiche Liste zusammengestellt, die Sie beliebig kopieren und individuell für Ihre Station frei nutzen können, wenn Sie sich noch unsicher sind im Dienstplanschreiben. Auf was muss ich als Neuling achten? Wie gehe ich am besten vor beim Dienstplanschreiben? Welche Punkte sind wichtig? Ab wann plane ich am besten? Welche Ablaufprozesse und Möglichkeiten gibt es auf den verschiedenen Stationen? Eine sorgfältig, konzentriert und genaue Planung ist unablässig, um Fehler in der Gesamtplanung zu vermeiden. Wer schon einmal vergessen hat einen Termin einzuplanen, einen Urlaub vergessen hat komplett einzutragen, oder in der Eile vergessen hat, sonst eine wichtige Eintragung zu machen, wird schnell merken, der Druck auf den Dienstplanschreiber ist sehr schnell sehr hoch. Je nachdem welche Auswirkung der Fehler in der Planung hat. Ist der Dienstplan bereits genehmigt, muss er teilweise verändert, umgeschmissen und erneut abgestimmt werden. All das kostet sehr viel Zeit und Nerven, für den Dienstplanschreibenden, sowie für das gesamte Team. Ist jemand im Dienstplanschreiben ungeübt, neu kommen schnell Unsicherheiten und auch die Bange Frage auf. ” Hoffentlich habe ich nichts vergessen in der Planung”.

Was tun? 

Eine gute Einsatzplanung ist unablässig. Nur wie? 

Was also tun, um gerade für Anfänger, mehr Sicherheit und schnellere Einarbeitung in die gesamte Dienstplangestaltung zu bringen? Häufig bleibt keinerlei Zeit für lange Seminare oder Dienstplan-Fortbildungen. Als Leitung wird schnell erwartet, dass Sie hier fit sind, den Gesamtablauf im Blick haben und wissen, worauf es ankommt in der Gesamtplanung.

Gliederung in Ablaufprozesse

Werden Sie jemand fragen, der schon jahrelang einen Dienstplan geschrieben haben und fragen ihn, wie man das am besten macht. So werden Sie am Schluss, wenn Sie 10 Leute fragen, 10 verschiedene Antworten bekommen. Das heißt, auch Sie werden früher oder später mit der monatelangen Routine hoffentlich Ihren Weg finden, wie Sie Ihr Personal am besten einplanen.

Prozess-Abläufe und die Dienstplan-Check-und Korrektur-Liste

Wie bereits o.g erwähnt, werden Sie wohl verschiedene Aussagen darüber erhalten, wie man einen “perfekten Plan” schreibt. Sind Sie aber neu als Dienstplanschreiber, suchen Sie vielleicht eine “grobe Orientierung”, Kriterien, wo Sie Schritt für Schritt vorgehen können, um auf der einen Seite mehr Sicherheit zu gewinnen, auf der anderen Seite einen “roten Faden” auf was Sie alles achten müssen, bei der stationären Dienstplanung. Und genau das finden Sie  hier. Sie können diese Liste beliebig für sich anpassen, kopieren, und wenn  Sie neu sind, nochmals vor der Genehmigung sorgfältig Punkt für Punkt durchgehen, ob Sie auch wirklich alle Punkte eingetragen haben. Diese Dienstplan-Check-Liste kann niemals “vollständig” sein, aber Sie bietet einen “roten Faden”, auf was Sie alles unbedingt achten sollten, in der Gesamtplanung. Sind Sie neu auf Station und müssen bald den ersten Dienstplan komplett organisieren, können Sie die Planungs-Liste auch ausdrucken und als “Spickzettel” und Check-Liste mit Ihren Punkten vergleichen.

Die Frage aller Fragen, die sich nach jedem fertig gestellten Dienstplan für Sie ergibt : “Habe ich auch wirklich nichts wichtiges vergessen?” – Im übrigen finden Sie diese Dienstplan-Check und Korrektur-Liste auch in vielen Dienstplan-Vorlagen auf der Dienstplan-Maschine verlinkt.  Sie können diese individuell für sich anpassen und konzentriert sich auf viele stationäre 24 – Stunden- Planung und soll Ihnen helfen, die Frage nach Überprüfung dieser Liste, ob Sie auch wirklich alles eingeplant haben, mit einem klaren Ja zu beantworten-:)

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Dienstplanung.

Die Dienstplan-Check und Korrektur-Liste zum individuellen Anpassen für Ihre Station

Überprüfe folgende Dienstplan-Punkte, bevor du den Dienstplan zur Genehmigung abgibst. 

Punkt 1
Urlaub eingetragen? Haben Sie alle Urlaube eingetragen?

Punkt 2
Krankheiten eingetragen?

Punkt 3  SEHR WICHTIG!
Wochenend-Rythmen beachtet? Nicht zuviele Wochenenden eingetragen? zum Beispiel: 1 Wochenende arbeiten – ein Wochenende frei. Ein grober “Rythmus” aus freien Wochenenden und Arbeitswochenenden sollte erkennbar sein. Achte dabei auch auf den Vormonat, wie du dort geplant hast. Überprüfe jedes Blatt und jeden Mitarbeiter, wie du die Wochenenden geplant hast. Häufige Fehlerquelle, man schaut nicht in den Vormonat, schnell hat jemand dann zuviele Wochenenden am Stück gearbeitet. Hier also Vorsicht in der Planung!

Punkt 4
Soll- Zeiten eintragen ( Siehe Video) – Hast du bei allen Mitarbeitern im Plan oben in der Berechnung die Soll-Zeiten eingetragen?

Punkt 5
Supervision

Punkt 6
Team-Besprechungen eingetragen?

Punkt 7
Achte darauf, dass nicht zuviele Tage am Stück

Punkt 8
Praktikant darf nicht alleine arbeiten und ggf. Anleitungsstunden mit dem Anleiter beachten

Punkt 9 Sehr wichtig
Monatsübergänge beachten. Z. B. von Monat Dezember auf Januar  – Wichtiger Punkt. Achte darauf, wie der Vormonat endet und fange erst dann an zu planen.

Punkt 10
Nachtwachen eintragen und überprüfe die Ist-Zeiten. Es sollten keine Überstunden vorkommen, wenn möglich. Achte bei der Planung der Nachtwachen, dass die Nachtwachen in der Regel in Blöcken arbeiten. Z. B. N, N, N, N und dann frei oder ähnliche Kombinationen. Die Ist-Zahl sollte nicht höher sein, als die Soll-Stundenzahl z. B. 154 h.

Punkt 11
Nachtbereitschaften eintragen ( optional )

Punkt 12
Feiertage beachten ( Falls es Ausgleichstage bei euch gibt)

Punkt 13
Fortbildungen – Hast du alle Fortbildungen vermerkt?

Punkt 14
Vorstellungsgesprächs-Termine, wo eine bestimmte Person aus dem Team dabei ist?

Punkt 15
Kündigung eines Mitarbeiters  ( Stunden-Überprüfung – Abbau von Stunden etc.)

Punkt 16
Hospitationen: Planung von eventuellen Hospitationen – Überprüfe ob und wie die Hospitation eingeplant wurde

Punkt 17
Wünsche berücksichtigen ( Gab es spezielle Mitarbeiter-Wünsche), die du als Dienstplanschreibender berücksichtigen solltest

Punkt 18
Sonstige Termine, die deine Station betrifft. Alle eingetragen?

Punkt 19 SEHR WICHTIG
Überstunden: Aufpassen, dass es nicht zuviele Überstunden sind. Überstunden erkennst du in der Planung, wenn die Ist-Zeit größer ist, als die Sollzeit. Überprüfe hier sämtliche Blätter und achte darauf, dass nicht unnötige Überstunden anfallen.

Punkt 20
Nervige Dienstplan-Rythmen vermeiden
Vermeide ständiger Wechsel von einem Tag auf den anderen wie z. B. Früh / Spät /Früh / Spät / Früh/ Spät. Versuche in kleineren Blöcken zu planen. Überprüfe sämtliche Blätter im Vorfeld.

Punkt 21   

Mindestbesetzung

Punkt 22

individuelle Termine, die vielleicht kurzfristig noch an dich gerichtet sind


Video:

Hier findest du nochmals alle wichtigen Punkte in einem Video zusammengefasst Video 


Du bist neu im Dienstplan-Schreiben? Achtung: Jede Station, Haus oder Einrichtung ist unterschiedlich organisiert

Auf manchen Stationen gibt es Nachtwachen-Wunsch-Systeme, vorläufige Jahresplanungs-Systeme oder individuelle Dienstplan-Wunsch-Systeme. Überprüfe, ob es hier noch wichtige Termine oder Wünsche gibt, die du mit einplanen und berücksichtigen musst. Bist du neu auf Station und kennst die gesamten Dienstplan-Prozess-Abläufe noch nicht richtig, frag nach, wie hier das Gesamtplanungs- und Genehmigungsverfahren eines Dienstplans funktioniert. Je nach Größe des Teams und Haus gibt es unterschiedliche Systeme und Abläufe. Als Neuling, solltest du dich hier schnell damit vertraut machen.

Roter Faden

Anmerkung: Bitte beachte, dass diese Liste, wie bereits o. g. niemals komplett sein kann. Aber du kannst die Punkte für dich als Neuling zusammenstellen, die auch für dich wichtig sind und daraus einen “roten Faden” für dich erstellen, wie du deinen ersten Dienstplan am besten schreibst und dabei nichts wichtiges vergisst. Wichtig ist natürlich auch, schau dir immer die Vorplanung des vorigen Monats an. Wie hat der alte Monat aufgehört und fang dann erst an zu planen!

Vorteil:

In der Praxis hast du meist wenig Zeit, Der Zeitdruck ist oftmals sehr hoch für jemand der Dienstplan schreiben muss. Bist du neu, dauert das ganze gerade am Anfang meist sehr langsam und ist mühsam. Stell dir für deine Station eine individuelle Liste der Punkte zusammen, die du am Ende, bevor du den Plan zur Genehmigung gibst, genau überprüfst. Fehler in der Planung sollten eben so gut wie nicht vorkommen. Arbeite also sehr sorgfältig und genau.

Praktisches Dienstplan schreiben üben, für Schule oder zuhause üben

 

Hilfe – Mir ist das alles zu theoretisch. Ich möchte gerne einmal praktisch selber mein ganzes Team zuhause als Übung einplanen. Ist dies auch möglich? 

Die Dienstplan-Maschine bietet seit neuestem die Möglichkeit des praktischen Dienstplan-Übens. Das heißt, egal welche Branche du bist, du lädst dir ein Komplett-Jahres-Dienstplan -System runter, stellst dir einen Wecker für 2-3 Stunden und fängst einmal an, als Übung zuhause, komplett dein Team als Übung einzuplanen. Vorteil: Du hast dadurch natürlich einen riesigen Lerneffekt. Dienstplanschreiben ist eben auch Übungs-Sache. Hast du es noch  nie gemacht, kann es schnell zu einer großen Herausforderung werden. Das ganze gibt es auch für Schulen zum praktischen Üben.

Zum Download und praktischen Üben mehr 


Die Besonderheit aller Systeme:

DAS BLANKO-DIENSTPLAN-SYSTEM 

Das beliebte Blanko-Dienstplan-System. Einen offiziellen Dienstplanschreiber gibt es hier nicht mehr… Die Mitarbeiter tragen sich selbständig in ein Leer-Plan ein.  Der Plan wird dann im Team zu einem bestimmten Zeitpunkt besprochen und wird dann genehmigt.

Blanko-Dienstplan-System

Blanko-Dienstplan-System

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Eine Besonderheit:  Das Blanko-Dienstplan-System für Häuser und Einrichtungen

Arbeiten mit einem Leer-Dienstplan-System

 

 

Angenommen du bewirbst dich als Leitung in einem neuen Haus, sei es als Stationsleitung, auf einer Station, einer sozialen Behinderten-Einrichtung, oder einer therapeutischen Wohngruppe oder auch einer kleineren Station so kann es sein, dass du als Leitung den Dienstplan hier gar nicht mehr selbst schreiben musst, zwar hautpverantwortlich bist als Leitung aber im Dienstzimmer nur noch ein sogenannter Blanko-Dienstplan ausliegt, wo sich alle Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Zeitpunkt komplett für einen Monat selbständig eintragen. Das heißt, einen offiziellen Dienstplanschreiber gibt es hier dann nicht  mehr. Der Dienstplan und die Ablaufprozesse bis zur Genehmigung werden in einem sogenannten 3-Termin-Stufen-Festlegungsmodell ausgelegt. Das heißt, auf jedem Dienstplan-System der ausliegt, und die Mitarbeiter sich eintragen, sind 3 Termine von der Leitung festgelegt, die eingehalten werden müssen.

Diese 3 Termine werden auf jedem Plan auf der Vorderseite des Dienstplans  vermerkt.

3-Stufen-Termin-Planung- Blanko-Dienstplan

Termin 1 : Alle Mitarbeiter müssen sich bis zu einem bestimmten Termin eingetragen haben. ( Deathline)

Termin 2 : Der Dienstplan  wird am…. ( Datum) im Team gemeinsam besprochen.

Termin 3 : Der Dienstplan wird voraussichtlich am  (Datum) genehmigt.

Vorteil dieses Systems, das vielfach in Einrichtungen angewendet wird. Die Leitung bleibt zwar hauptverantwortlich für die Gesamtplanung , aber sie schreibt den Plan nicht selbst, sondern die Mitarbeiter tragen sich ein, es wird dann im Team besprochen und sind alle soweit zufrieden, alle Termine im Plan, wird er genehmigt. Das System kann manuell als Dienstplan im Dienstzimmer ausgedruckt und eingetragen werden, oder auf dem PC, als Datei (Blanko-Dienstplan) angelegt werden. Das gesamte System wird hier nochmals komplett und genau erklärt mit Videos und technischer Anleitung und was Sie alles beachten müssen, wenn Sie so ein Blanko-System einführen möchten in Ihrer Einrichtung.

Du hast genug vom selber Dienstplan-schreiben? 

Du hast als Leitung oder Gruppenleitung genug davon, den Dienstplan jeden Monat immer anzufertigen. Steig um, auf ein anderes System und verteile die Gesamtverantwortung auf das gesamte Team, indem sich die Mitarbeiter selbst in das BlankoSystem ( leerer Dienstplan) eintragen,  bleib selber aber trotzdem in der Genehmigungs-Pflicht und in der Gesamtverantwortung.

Näheres Einführung und Download zum System   Blanko-System 

Video: Blanko-Dienstplan Video