Dienstplan schreiben üben zuhause- praktisches Beispiel

Dienstplan schreiben- Praktisch Üben

Personaleinsatzplanung

Leg los !

“Oh je, was für ein übler Dienstplan..”

Ein Dienstplan zu schreiben kann schnell zum riesigen Zeitfresser werden, wenn Sie ungeübt sind und noch nie einen Dienstplan geschrieben haben, oder sich damit befasst haben. Immer wieder neue Änderungen und das ständige Gefühl, “Hoffentlich habe ich nichts vergessen”, können schnell auch zur Belastung werden für den Dienstplanschreibenden.

Meckernde und motzende Mitarbeiter im Team sind nicht selten – Dicke Luft auf Station?

Meckern, motzen und Kritik üben, über einen schlechten Dienstplan? –  Schnell herrscht dicke Luft auf Station.  Wer kennt das nicht als Dienstplanschreibender. Hier hast du die Möglichkeit als Mitarbeiter selbst einmal einen kompletten Dienstplan zu schreiben. Schnell wirst du merken, wie zeitaufwendig und auch schwierig das ganze sein kann. Und ja, ob man will oder nicht. Dienstplan schreiben ist auch Übungs-Sache.

Leg los. Plane ein beliebiges Team ein. Allein oder zu zweit. Tausch deine Lösungen untereinander aus. Achte auf Fehler, Überstunden und andere Fallstricke. Nutz die unten aufgestellte Checkliste. Ich empfehle zunächst für ein Vierteljahr zu planen. Nimm hier die Monate, November, Dezember und Januar. 

Für Schulen findest du hier eine Aufgabe mehr 

Als Leitung die Nase voll vom Dienstplan-Schreiben? Führe das Blanko-Dienstplan-System auf Station ein Video



 

Dienstplan-schreiben zuhause üben

Die Kunst einen guten Dienstplan zu schreiben. Eine praktische Übung, für Leitungen, Interessierte, Dienstplan-Dauer-Nörgler und andere, die sich einfach mal ausprobieren möchten in der Planung. Stell deine Aufgabe selbst zusammen, lade den Dienstplan runter, schau dir die Videos an und leg los-:)

Eintragen der Dienstzeiten:  Video 

Facebook-group: mehr

Info

Du bist bald in leitender Funktion und musst einen Dienstplan schreiben, hast aber wenig Ahnung davon?  Dann bist du hier richtig.

Keine Zeit für lange Seminare, oder Fortbildungen oder kein Etat? – Kein Problem. Lade dir das unten stehende  Jahresplanungs-System runter (EXcel)  und stell dir selbst eine Aufgabe zusammen und versuche Sie zu lösen.

Die Dienstplan-Check und Korrekturliste findest du unten, oder hier auf der Seite mehr 

Wie kannst du die Dienstzeiten eintragen? Video 

Kommst du nicht aus der Pflege, aber musst bald einen Dienstplan schreiben, kannst du die Jahresvorlage natürlich trotzdem nutzen, wenn du ungefähr weißt, wie dein Team arbeitet etc. Du kannst es auch mit mehreren machen und ihr tauscht dann untereinander die Pläne online aus  und jeder korrigiert und sucht die Fehler. Durch die praktische Übung und genaue Planung, bekommst du ein gutes Gefühl für Zeit, Planung und lernst viele Ablaufprozesse kennen.

Meckern und Nörgeln am Dienstplan kann jeder… 

Auch für Nörgler und Leute, die ständig am Dienstplan “meckern” eine coole Aufgabe, um mal zu zeigen, wie aufwendig und auch oftmals schwierig es ist, einen Dienstplan zu schreiben, als Dienstplanschreibender.

Für Interessierte zum selbst durchführen, für zuhause üben – egal welche Branche. Das Planungs-System ist für ein Team bis zu 14 Mitarbeiter ausgelegt.

Branche

Egal welche Branche

Stellen Sie für Ihre Branche, egal ob Kita, Pflege, oder Einzelhandel eine eigene Aufgabe zusammen. Nutzen Sie die Textbausteine und passen Sie diese genau auf Ihre Branche an. Laden Sie dann den Dienstplan und Korrektur-Check-Liste runter. So können Sie das ganze auch selbständig irgendwo durchführen und gemeinsam praktisch üben.

Entweder allein zuhause, oder mit anderen. Hat man noch nie einen Dienstplan geschrieben, so kann es schnell zu einer großen Herausforderung werden. Auf was muss ich achten? Wie gehe ich am besten vor? Welche gesetzlichen Regelungen gibt es, die ich beachten muss?   Nehmen Sie sich Zeit und üben Sie allein oder besser zu zweit, um die Pläne dann gegenseitig  auszutauschen und Fehler zu besprechen.

Eine sehr gute Personaleinsatzplanung ist sehr wichtig in allen Branchen.   Alle Downloads dazu finden Sie unten.

Aufgabenstellung anpassen

Text zum selbst zusammenstellen und anpassen. Es wird empfohlen, die Pausen in der Übung wegzulassen. Die Eintragungen in den Dienstplan unten ist dann einfacher.

Mitarbeiter 1

Frank 38, 5 Stunden  – 154 Stunden monatlich

Mitarbeiter 2

Ilona 38, 5 Stunden –    154 Stunden monatlich

Mitarbeiter 3

Susanne 30 Stunden pro Woche      120 Stunden im Monat

Mitarbeiter 4

Maria:  38,5 Stunden pro Woche – 154 Stunden monatlich

Mitarbeiter 5

Sebastian – Aushilfe 120 Stunden – Kann je nach Bedarf eingeplant werden.

Mitarbeiter 6

Nadine  38,5 Stunden –  154 Stunden pro Monat

Mitarbeiter 7

Annette 38,5 Stunden – 154 Stunden pro Monat

Mitarbeiter 8

Chantall 38,5 Stunden- 154 Stunden pro Monat

Nachtwache: Es muss mindestens jede Nacht 1 Nachtwache geplant werden. 1 Nacht = 8 Stunden

Mitarbeiter 9 – Nachtwache

Nachtwache Thomas:  Vollzeit = 154 Stunden im Monat ( 38,5 h)

Mitarbeiter 10 – Nachtwache

Nachtwache Brigitte     Vollzeit = 154 Stunden im Monat  ( 38,5 h)

Mitarbeiter 11 – Nachtwache

Nachtwache Helge        Vollzeit = 154 Stunden im Monat ( 38,5 h)

Mitarbeiter 12 – Nachtwache

Nachtwache Björn         Vollzeit = 154 Stunden im Monat   ( 38,5 in der Woche)

Beachten Sie, dass bei der Nachtwachenplanung die meisten Nachtwachen in Rythmen arbeiten. Das heißt, Z. B: N, N, N, N, N – Frei – Frei – Frei… etc.

Mögliche Legende

F1 = 6 – 14 Uhr = 8,0

F2 = 8:00 – 16 Uhr = 8,0

S1 = 14:00-222:00 = 8, 0

S2 = 10: 00 – 18:00 = 8,0

N = 22:00 6:00 = 8,0

Bist du nicht aus der Pflege lassen sich die Dienstzeiten, egal welcher Branche auch manuell eintragen. Siehe Video-Anleitung oben. z. B. 6:00 – 14:00 Schreibweise

Alle Schritte im Überblick

Schritt 1

Schau dir das Video 1 und Video 2 an

Schritt 2

Stell dir eine eigene Aufgabe zusammen. Du kannst dazu die Parameter oben nutzen.

Schritt 3

Arbeite gezielt, konzentriert und möglichst ohne Unterbrechung, Ruhige Umgebung.

Schritt 4

Downloade den Plan und teste es.

Schritt 5

Fertig? Super dann tausch den Plan mit den anderen und lass den anderen korrigieren aufgrund der Dienstplan-Check-Liste, die im Dienstplan verlinkt ist.

Viel Erfolg bei der Planung

Praktische zeitliche Überlegungen

Je mehr Mitarbeiter sie einplanen, und je mehr Monate Sie in der Aufgabenstellung festlegen, umso länger wird die Übung dauern, aber der Lerneffekt ist natürlich auch dadurch höher. Ziel ist es ein gutes Gefühl zu bekommen zu planen, konzentriert zu arbeiten und nichts zu vergessen.

Je mehr Leute Sie in die Aufgabe einplanen umso länger dauert natürlich die Aufgabe. Das Planungs-System ist ein Jahresplanungs-System für 14 Mitarbeiter max. pro Monat. Sie können die Aufgabe auch so stellen, dass Sie nicht nur ein Vierteljahr durchplanen, also 3 Monate, sondern ein halbes Jahr. Entsprechend müssen Sie dies in der Zeit überlegen, da hierzu natürlich der Zeitbedarf höher ist, die Aufgabe zu erledigen.

Nur die harten kommen in den Garten

Erhöhe die Schwierigkeit deiner Übung!

Sicherlich wirst du denken: ” Kein Problem und du kannst dir zunächst die bequemen Monate auswählen  und führst diese durch, wie z. B. März, April, oder Mai. Als Außenstehender wenn du noch nie einen Dienstplan geplant hast, wirst du aber schnell merken, dass es Monate gibt, die es in sich haben. Das heißt, der Zeitaufwand schwierig, und sehr zeitintensiv und auch nervig sein kann.

Wähle für deine Übung:  November, Dezember, Januar- ggf. weitere Monate

Das heißt, wähle für deine Übung nicht irgendwelche Monate, sondern folgende Monate: November, Dezember, Januar, als Minimum der Monate, die du als Übung wählst.

Warum ist das so?

Es liegt in der Natur der Sache. Gerade der Monat Dezember, mit Weihnachten, Heilig-Abend, Silvester und Neu-Jahr-Planung hat seine Tücken. Viele wollen frei haben. Auch die Stundenberechnungen, oder wie gehen Sie hier mit der Silvester und Neujahrs-Planung als Dienstplanschreibender um? Wie sieht eine Mindestbesetzung aus? Gibt es interne Absprachen, die Sie vielleicht noch nicht kennen als Neuling? Viele Stationen haben die Regelung:

” Wer an Weihnachten arbeitet, kann Silvester und Neujahr frei machen” oder ähnliche Regelungen. Informieren Sie sich als Dienstplan-Neuling unbedingt, ob es hier interne Regelungen gibt.

Schauen Sie sich auch die Planung vom letzten Jahr an. Wer war da an Silvester, oder Neujahr oder Weihnachten eingesetzt und wer nicht? Hier immer eine gerechte Planung zu finden, kann manchmal eine große Herausforderung sein.

Was Sie unbedingt vermeiden sollten, als Dienstplanschreibender und Neuling:

Fangen Sie niemals zu spät an, den Monat Dezember und Januar  zu planen: Warum ist das so?

Der Monat Dezember, hat sehr viele Feiertage, wie bereits o. g. erwähnt. Auch wollen viele in der Zeit natürlich oftmals Urlaub machen. Viele wollen bis 06. Januar oder noch länger frei haben. Je nachdem. Es empfiehlt sich also, als Dienstplanschreibender und Neuling, bereits, im Oktober z. B. eine Liste auszuhängen, wo sich jeder in folgende Tage eintragen kann. Auf der Liste tragen Sie ein Datum ein, an welchem Datum, das ganze besprochen wird:

Z. B. Bitte tragen Sie sich bis spätestens Datum  in die Liste ein. Die Weihnachts und Silvesterplanung wird hier besprochen.

Wer möchte arbeiten?

24. Dezember       

25. Dezember

26. Dezember

31. Dezember

01. Januar (Neujahr) 

Ebenfalls vermeiden sollten Sie folgende Konstellation:

Häufig wird 1,5 Monate im voraus geplant. Gehen Sie also her, und versuchen Sie dies auch über die Monate Dezember und Januar zu machen, so kann es sein, dass Sie in erhebliche zeitliche Schwierigkeiten kommen. Warum ist das so?

Berechnung:

Schaut man sich den Monat Dezember genau an, so geht dieser Monat von 01. Dezember – 31. Dezember. Theoretisch könnten Sie davon ausgehen, dass Sie genug Zeit haben und hier nichts besonderes in der Gesamtplanung berücksichtigen müssen. Dies ist leider nicht so.

1,2,3,4,5,6,7   8, 9,10 , 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24……… Urlaub, Feiertage, frei….

Die Tage im Dezember und die Dienstplanproblematik

Schaut man sich den Zahlenstrahl einmal näher an, so haben Sie nur ca. 2 Wochen in der Regel Zeit noch Dinge abzusprechen, oder zu planen, weil ja bereits ab 24. die ganzen Feiertage losgehen. Auch gehen häufig hier viele Leute in den Urlaub. Das heißt, achten Sie als Dienstplanschreibender hier nicht auf eine Planung, wo Sie am besten im Oktober oder noch früher gleich den kompletten Januar mitplanen ( oder als komplett vorläufiger bereits grob fertig haben), so kann es sein, dass Sie hier sehr schnell in Zeitstress kommen.

Der Monat Dezember und die Gesamtplanung in den Januar gilt für jeden Dienstplanschreibenden als eine der schwierigsten Phasen, da hier, sehr viel beachtet werden muss.

Wie kann ich den Zeitstress vermeiden?

2 Punkte:

Punkt 1 : Fangen Sie unbedingt früh genug an, abzuklären, wer wann arbeiten möchte.

Ändern Sie den Rythmus:  Planen Sie Januar und Dezember immer komplett mit, wenn Sie sonst 1,5 Monate vorher immer planen:

Punkt 2 :  Wenn Sie den Dezember-Plan planen, planen Sie immer auch gleich komplett den Januar mit, oder den Januar so mit, dass er Ihnen zumindest komplett vorläufig vorliegt. Mit dieser Strategie gehen Sie viel Stress aus dem Weg.

Punkt 3: Allgemein gilt:

Wollen Sie Stress vermeiden. Arbeiten Sie mit einem vorläufigen Jahres-Dienstplan-System, egal in welcher Branche Sie tätig sind. Sie finden so ein Planungs-System unter V = Vorläufiger Jahresplan auch auf der Dienstplan-Maschine.

Planen Sie langfristig mit einem Jahres-Planungs-System und Sie schlafen ruhig…-.)

Den vorläufigen Jahresdienstplan, als einer der wichtigsten Präventiv-Planungs-System, um Dienstplan-Stress zu vermeiden, finden Sie hier 

Ich hasse Dienstplan-schreiben
Sie hassen Dienstplan schreiben? Was können Sie tun, wenn Sie den Dienstplan als Leitung nicht mehr selbst schreiben möchten? Gibt es ein System, das in der Praxis funktioniert? – Ja, das gibt es und es wird in vielen Einrichtungen genutzt. Das Blanko-Dienstplan-System. Sie finden hier alle Informationen darüber. mehr

Video-Anleitung: Blanko-Dienstplan-System einführen, für Stationen, kleinere stationäre Wohngruppen Video

Ich kenne das System persönlich. Gerne können Sie mir auch eine Email dazu schreiben, falls Sie Fragen haben zu dem System. post(at) dienstplan-maschine.de

Dienstplan-Korrektur-Check-Liste

Die Korrektur und Checkliste listet hier wichtige Parameter auf, damit du nichts vergisst. Solltest du das ganze mit mehreren Leuten durchführen und die Pläne untereinander tauschen, kann die Liste zur Korrektur genutzt werden, ob alle wichtigen Punkte in der Aufgabenstellung abgearbeitet wurden. Je nach Aufgabenstellung kann die Liste variieren. Du findest die Liste auch im Dienstplan verlinkt.

Das Dienstplan-System ist so entwickelt worden, so dass du die Möglichkeit hast, egal ob du eine Bäckerei einplanen möchtest, ein Büro mit 14 Mitarbeiter im Schichtdienst, oder ein komplexes Planungs-Team. Du kannst die Zeiten entweder so eintragen, 14:00 -22:00 oder mit Abkürzungen arbeiten. Siehe Video oben.

Free-download

Download  Dienstplan- Check und Korrektur-Liste (PDF)

 

 

 

Download Dienstplan PASCALL  für 14 Mitarbeiter zum freien Üben.  (XLS)