Qualitätsmanagement -Personaleinsatzplanung-Personalmanagement

Qualitätsmanagement – Personalmanagement

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Geplant werden muss überall auf der Welt. Ob Sie auf dem Bau arbeiten, in einer Bäckerei, in der Pflege, im Security-Bereich, oder im gesamten technischen Bereich. Betrachtet man aber hier und da, bestimmte Lösungen so bleibt festzustellen, dass die ein oder andere Lösung, bzw. bestimmte Ablaufprozesse in der Planung sehr zeitaufwendig sind. Die Dienstplan-Maschine versucht auf der einen Seite, neue Modelle zu entwickeln, die bestimmte Prozessabläufe in der Gesamtplanung verkürzen.

Oberstes Ziel :

Zeit einsparen durch eine schnellere und effizientere Planung, wobei nicht nur die Planungs-Systeme Schwerpunkt sind, sondern auch das „didaktische Vorgehen“, einer planenden Person. Was heißt das genau? Nehmen wir einmal an, dass Sie als Unternehmer jemand eingestellt haben, der den Dienstplan schreibt und auch die gesamte Personalverantwortung hat. Er ist seit Jahren dabei und leistet gute Arbeit. Aufgrund seiner hohen Fachlichkeit und auch Routine in der Planung benötigt er natürlich für die Einplanung z. B. von 5  völlig unterschiedlichen Teams, ( 50 Leute), längst nicht so lange, wie jemand, den Sie vielleicht völlig neu eingestellt haben und sich erst einmal in die gesamte Planung einarbeiten muss. Er ist also noch Anfänger. Entsprechend lange wird es dauern und je komplexer und mehr Leute er einplanen muss, umso länger wird er möglicherweise brauchen, um sich schnell in die gesamte Personal-Planung und Dienstplan einzuarbeiten.

Um was geht es genau?

Es gibt also hier verschiedene Ansätze wo die Dienstplan-Maschine versucht lösungsorientiert zu arbeiten.

Punkt 1 :  Ablaufprozesse beobachten

Punkt 2: „Didaktisches Vorgehen“ des Diensplanschreibenden dokumentieren und die Prozessabläufe betrachten

Punkt 3: Einsparung von Zeit – Entwicklung von Schnell-Planungs-Systeme, die einfach for free runtergeladen werden können und nach Ansicht der Video-Anleitung sofort eingesetzt werden können und beliebig an Ihre persönliche Personalstruktur angepasst werden können.

Qualitätsmanagement:

Derzeitig ist folgende Situation gegeben: Wer schon einmal einen Dienstplan entworfen hat, weiß sehr schnell, wie zeitaufwendig so etwas ist. Vom Druck bis hin zu den Berechnungen, Formeln, die hinterlegt werden müssen, Design anpassen etc. Hinzu kommt hier, bei der Dienstplan-Maschine, dass sämtliche Pläne zusätzlich noch per Video erklärt werden müssen und besprochen werden müssen und auf Youtube hochgeladen werden müssen.

Veränderungen der Dienstplan-Maschine.de   – Zeitressourcenschonende Lösungen – Die Problematik

Die Dienstplan-Maschine ist deshalb im Moment dabei, aus oben genannten Gründen, nur noch Planungs-Systeme zu entwickeln, die Sie selbst einfach und schnell mit Hilfe der Video-Anleitungen an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Ziel ist es, auf der einen Seite, den enormen Zeitaufwand der Dienstplan-Maschine zu reduzieren, auf der anderen Seite aber, weiterhin freie Systeme zu entwickeln, die Sie schnell und einfach per Video für sich und Ihre Personalstruktur anpassen können.

Das heißt, im konkreten, dass wenn Sie die Pläne downloaden, dass Sie selbst noch etwas wenig Zeit aufwenden müssen, um die Pläne eben für sich anzupassen. Geschätzte Zeit in der Regel, 10  – 15 Minuten, je nach Plan, gerechnet auf ein Jahr. Dies ist für Sie eine gut einkalkulierende Zeit und für die Dienstplan-Maschine eine zeitliche Entlastung, da die Pläne nicht mehr jedes Jahr neu angepasst werden müssen.

Eine Win-Win-Situation also für beide Seiten. Auch kann die eingesparte Zeit dazu genutzt werden, Ihnen weiterhin neue Modelle und Ablaufprozesse im Gesamtbereich der Planung vorzustellen und frei zur Verfügung zu stellen.

Qualitätsmanagement

Inwiefern können Sie die Lösungen in Ihr Qualitätsmanagement-System Ihres Hauses einführen?

Wenn Ihnen ein Programm, ein Modell oder eine planungstechnische Lösung gefällt, so können Sie diese natürlich für Ihr Haus frei nutzen und auch als „dokumentengesteuert“ in Ihr QM-System mit aufnehmen.

2 – Beispiele die einen hohen Einfluss auf Ihr Zeitmanagement in Ihrer Einrichtung oder Firma haben könnten. Es sind spezifische Entwicklungen, die in letzter Zeit von der Dienstplan-Maschine entwickelt wurden, um auf der einen Seite Zeit bei der Planung einzusparen und auch das Thema „strategische Schnellplanung“ forciert.

System-Entwicklung 1

Einführung in ihr QM-SYSTEM 

Sie kennen Kollegen, die viel quatschen, aber irgendwie nie zum Punkt kommen? In der Freizeit, – Kein Problem-:), Arbeiten Sie allerdings mit solchen Leuten in einem Team, dann kann es schnell schwierig werden, weil sich bestimmte Entscheidungsprozesse möglicherweise endlos hinziehen, Themen immer wieder neu angesprochen werden und eine für Sie befriedigende Lösung egal wie groß ihr Projekt ist, immer mehr in die weite Ferne rückt:

Verschwendete Zeit- ewig quatschende Kollegen  die nicht zum Punkt kommen…. 

Was können Sie tun, um Besprechungen, Teams, Prozess-Abläufe und sogenannte „business-meetings“ zu verkürzen? Sie hängen mal wieder in einem meeting oder Team fest, wo Sie denken. “ Oh man, wie gerne wäre ich heute zuhause geblieben“? Das Team zieht sich, weil die Teamleitung nicht alle Punkte vorbereitet hat, dazu kommt die Konstellation, dass 2 Mitarbeiter einen fast schon unglaublichen Redefluss haben, so dass andere überhaupt nicht zu Wort kommen. Quatschen wie ein Wasserfall und es kommt wenig sinnvolles dabei raus? Sie haben auch solche Leute im Team? Dann sollten Sie sich das Team-Protokoll mal etwas näher anschauen…

System-Entwicklung 1 – Qualitätsmanagement   – Team-Protokoll – mit Redezeit-Begrenzung

Führen Sie das 1. Team-Protokoll in ihrer Firma, oder in Ihrer Einrichtung ein, das die sogenannte „Redezeit“ eines jeden Team-Mitglieds automatisiert berechnet. Arbeiten Sie mit diesem Team-Protokoll, so sparen Sie Zeit, Geld, und Nerven, da die Redezeit des einzelnen begrenzt ist und dokumentiert wird. Sie werden überrascht sein: Sie kommen pünktlich aus der Besprechung nach Hause….  Testen Sie das ganze einfach mal beim nächsten Team. Erste Einrichtungen arbeiten damit, weil es schnell, effektiv und sich die Team-Sitzungen nicht so ewig lange hinziehen. Video – Beschreibung und kostenloser Download dieser Entwicklung finden Sie hier. Tipp: Führen Sie dieses Teamprotokoll in Ihr QM-System ein und ewig nervige Teambesprechungen haben durch die zeitlichen Vorgaben und die Berechnungen in dem Team-Protokoll schnell ein Ende. 

Wenn Ihnen langatmige Teams, die sich zeitlich wie ein Kaugummi dahinziehen und auf die Nerven gehen, dann sollten Sie das neu entwickelte Team-Protokoll der Dienstplan-Maschine mit automatisierter Redezeit-Berechnung einfach mal ausprobieren. Die Dienstplan- Maschine wünscht Ihnen jetzt schon einen pünktlichen Feierabend! Näheres finden Sie  hier 

System-Entwicklung 2

Einführung in das QM-System

Ein erheblicher Zeitaufwand war sicherlich die Entwicklung des sogenannten DAF-APV – Verfahrens

Was heißt das?

Das DAF-APV – Verfahren ( Dienstplan-Ampel-Fehler-Analyse-Protokoll-Verfahren)

Das DAF-APV-Verfahren ist eine Neuentwicklung der Dienstplan-Maschine. Ziel des Verfahrens war es, ein strategisches Planungs- Tool zu entwickeln, das brancheunabhängig arbeitet, und überall auf der Welt, einfach und schnell eingesetzt werden kann, wenn Sie Personal einplanen müssen in irgend ein Dienstplan-System. Schwerpunkt und auch Schwierigkeit war es, ein kleines und einfaches Tool zu entwickeln, das auf der einen Seite branchenunabhängig wie auch schnell und effizient arbeitet, egal ob man in der Pflege, in der Bäckerei, im Security-Bereich, oder im Supermarkt / Einzelhandel Tausende von Teams und Leute einplanen muss.

Die Technik spielte keine Rolle – sondern die Ablaufprozesse

Ziel des Tools war es, die Ablaufprozesse Dienstplanschreibender zu dokumentieren und daraus ein Verfahren zu entwickeln, wo jeder Dienstplanschreibende einfach und schnell seinen Dienstplan nach einer Art „Strategie“ erstellen kann. Vorteil: Durch die fest eingestellten Parameter und Kriterien, die am Anfang eingetragen werden, werden auf der einen Seite, Fehler im Dienstplanschreiben vermieden auf der anderen Seite durch das feste System, Punkt für Punkt „abzuhaken“, was schon alles geplant wurde, entsteht auf der einen Art, eine Art Dokumentation der Planung, auf der anderen Seite, ersehen Sie durch jede Eintragung in dem Verfahren auch jeden einzelnen Planungs-Fortschritt. Derzeit können bis zu 31 Kriterien der Dienstplanung in dem kleinen Tool festgelegt werden.

Qualitätsmanagement – Einführung 

Das DAF-APV – Verfahren ( Dienstplan-Ampel-Fehler-Analyse-Protokoll-Verfahren)

Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, das Verfahren in Ihrer Einrichtung oder in Ihrem Betrieb als Dokument in Ihr QM-System mit einzubinden. Oberstes Ziel: Fehler-Reduzierung, Zeitersparnis. Ideal natürlich auch für Anfänger, oder Leute, die Sie neu eingestellt haben und noch nie geplant haben. In der Regel ist hier natürlich die Fehlerquote im Dienstplan-Verfahren etwas erhöht, weil eben die Erfahrung fehlt und es bisher kein „strategisches Rüstzeug“ oder ein Verfahren gegeben hat, das sich so flexibel an Ihre Arbeits- und Planungs-Struktur anpassen lässt, wie das DAF-APV-Verfahren.

Alle Infos über das Dienstplan-Ampel-Fehler-Analyse-Protokoll-Verfahren finden sie hier