Teamprotokoll mit Redezeit

Teamprotokoll – Programm 

teamprotokoll

Teamprotokoll erstellen für 20 Mitarbeiter

( mit geschätzter Redezeitberechnung)

Wenn Sie genervt sind, von ewig langen Dienstbesprechungen und das Gefühl haben, dass es mal wieder wenig effektiv war, dann sollten Sie sich dieses kleine Programm einmal anschauen.

Teamprotokoll mit geschätzter Redezeit

teamprotokoll mit geschätzter Redezeit

 

 

 

Schon wieder in einer Team-Sitzung, die sich endlos gezogen hat und wenig Ergebnisse gebracht hat? 

teamsitzungen mit

Mit diesem kleinen Programm können Sie auch erstmals eine geschätzte Redezeit veranschlagen. Aufgrund der Komplexität des Programms wird empfohlen, vor Nutzung das youtube-Video dazu anzuschauen.

Das Teamprotokoll- Programm ist frei nutzbar wie alle Programme der Dienstplan-Maschine.

Warum könnte das Teamprotokoll auch für Ihre Einrichtung interessant sein?

Punkt 1:  Sie benötigen kein extra Programm 

Es ist excelbasierend und kostenlos

Punkt 2: System für 20-köpfiges Team 

Sie können es direkt hier downloaden für ein 20 köpfiges Mitarbeiter-Team

Punkt 3: Klar strukturiertes System und Vorgehensweise

Vorteil – Klares System – Einplanung der geschätzten Redezeit

Punkt 4: Hohe Zeitersparnis

Zeitersparnis, durch die Tatsache, dass jemand im Team ist, der eine kleine „Eieruhr“ aufzieht. Klare zeitliche Begrenzung. Geht der Wecker runter, sollte das Thema besprochen sein. Verlängerungen sind natürlich möglich.

Punkt 5: Redezeitbegrenzung durch das Aufziehen einer Küchen- oder „Eieruhr“ 

Durch die Tatsache, dass die Uhr im Hintergrund läuft, fasst man sich von Anfang an kurz, und beschränkt sich auf das Wesentliche. Ewige lange Diskussionen, Themenabweichungen werden in der Regel vermieden.

Punkt 6: Automatisierte Unterschriften-Liste – aller teilnehmenden Mitarbeiter 

Mit einem Klick können Sie wenn Sie das Protokoll anfertigen und ausdrucken auch die Unterschriftsliste „Zur Kenntnissnahme“ ausdrucken. Die Namen sind dann bereits eingetragen. Häufig werden Unterschriftslisten ohne Namen ausgegeben und es unterschreibt nur ein Teil, oder es wird vergessen.

Punkt 7: Schnell und effektiv durch alle Teampunkte

Sie können mit dem System, schnell und effektiv innerhalb kurzer Zeit viele Punkte in ihrem Team abarbeiten.

Punkt 8: Wer ist für was verantwortlich? Und bis wann muss es erledigt werden?

Sie arbeiten immer mit dem selben Programm. Es ist klar strukturiert, auch die Verantwortlichkeiten können gezielt eingetragen werden. Oftmals wird viel gesprochen, aber niemand benannt, wer was macht. Hier wird genau festgehalten, wer für was zuständig ist. Die Dinge werden nicht nur besprochen, sondern die Verantwortlichkeit gezielt festgehalten, sowie der Zeitpunkt, bis wann etwas erledigt sein muss, wird ebenfalls bei jedem Punkt protokolliert. Es kann nichts vergessen werden.

Punkt 9:     Welche Teampunkte sind noch offen?

Klare Regelung, ob ein Punkt abgeschlossen ist, oder noch offen ist. Automatisierte Anzeige. Farbliche Einfärbung von Themen (rot), wenn ein Teampunkt noch nicht fertig diskutiert wurde, und ggf. im nächsten Team nochmals übernommen werden muss. (automatisierte Zähl-Anzeige, wieviele Punkte „noch offen“ sind). Durch die farbliche Darstellung (rot), ist auf einem Blick sofort zu sehen, was wurde noch nicht behandelt und bedarf noch weiterer Diskussion. Themen werden klar eingeteilt, als „erledigt“ oder „noch offen“. Durch diese schnelle und einfache Einteilung auf dem Teamprotokoll, kann kein Thema irgendwie vergessen werden. Es gibt nur 2 Einteilungen: „Thema erledigt“, oder „noch offen“

Punkt 10:  Wann sollten Sie dieses Teamprotokoll mal ausprobieren?

Wenn Sie unzufrieden sind, mit den ganzen Besprechungen die in ihrem Haus ablaufen.

Wenn Sie noch kein effektives System gefunden haben, in ihrem Haus.

Wenn jedes Team, irgendwelche ellenlange PDF-Dateien anfertigt und kein einheitliches „Erscheinungsbild“ vorhanden ist. „Jeder macht irgendwie, wie er denkt“.

Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Teamsitzungen, ziehen sich endlos in die Länge und man kommt nur sehr schwer, zum Ergebnis. Ein pünktliches „Nachhausegehen“ kaum möglich ist, weil Sie nie fertig werden und immer viele Punkte zu besprechen haben. Durch die zeitliche Begrenzung (Uhr/ Wecker), hält man sich kurz und knapp an die wichtigsten Details.

Punkt 11:  Wie kann ich das Team-Protokoll am besten in meinem Team testen?

Das ist ganz einfach. Downloaden Sie sich das Protokoll, schauen Sie sich als Leitung vorher unbedingt das unten genannte Schritt für Schritt – Video an und testen Sie das  Teamprotokoll einfach mal beim nächsten Team mit ihrem Team. Was haben Sie zu verlieren? Bitten Sie auch die anderen Team-Mitglieder, sich das unten anstehende Video anzuschauen, so dass alle im Vorfeld informiert sind und probieren Sie es einfach mal aus.

Punkt 12 Welche Vorbereitungen muss ich treffen, um das ganze durchzuführen?

Das einzige was Sie sich im Vorfeld anschaffen müssen, oder vielleicht zuhause haben, ist eine kleine „Eieruhr“ oder Küchenuhr, die man aufziehen kann und man die Minuten einstellen kann. Ist die Redezeit beendet zu einem Thema, geht die Uhr runter… Vielleicht hat ja auch jemand im Team so einen kleinen Küchenwecker zuhause und kann ihn zu diesem Test mal mitbringen.

Was werden Sie möglicherweise feststellen?

Im laufe der Zeit werden Sie schnell feststellen, dass wenn im Hintergrund immer ein Wecker bei jedem Thema läuft, sich alle Betreffenden von alleine kurz halten und endlos lange und abschweifenden Diskussionen, die vielleicht nichts mit der eigentlichen Thematik zu tun haben, vermieden werden. Schnell, effektiv, funktionell und Zeitsparend. Es ist Ihre wertvolle Zeit!

Qualitätsmanagement 

Das Teamprotokoll wird bereits in ersten Einrichtungen verwendet. Befinden Sie das Teamprotokoll als gut und effektiv, besprechen Sie es mit Ihrem Qualitätsmanagement-Beauftragten Ihrer Einrichtung und fügen Sie das Programm Ihrem QM-System als neues Dokument/ Programm hinzu.

Schritt für Schritt – Video- Einführung “ TEAM-Protokoll“ 

Aufgrund der vielen Funktionen wird empfohlen, sich vor Einführung, das Youtube-Video anzuschauen, auf dem alle Schritte und Zeitberechnungen des Teamprotokolls genau genannt werden.

Gibt es einen Support zu dem Teamprotokoll?

Die Dienstplan-Maschine bietet für alle erstellten Programme, Schichtplansysteme, Dienstpläne und Vorlagen einen kostenlosen Support. Gerne können Sie uns auch schreiben, wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben, die das Teamprotokoll betreffend sind, oder welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben. contact

Dieses Teamprotokoll ist derzeit eines der wenigen Protokolle, wo auch die geschätzte Redezeit automatisiert für Sie berechnet und ausgewiesen wird. ( Siehe Bild oben). Auch die Anzahl der offenen Themen werden groß angezeigt und automatisiert gezählt, so dass kein Thema vergessen werden kann!


Zum Schritt für Schritt – Anleitungs-Video (Youtube)

Zum Video


Neueste Version vom 28.01.2019 – 9:55 Uhr – Kostenloser Download – Teamprotokoll