Wie schreibe ich einen Dienstplan?
Wer zum ersten mal einen Dienstplan schreibt wird sehr schnell merken, dass es sicherlich eine große Herausforderung ist, einen Dienstplan, korrekt und auch pünktlich abzuliefern. Auch der Zeitdruck ist nicht unerheblich, da sich häufig trotz Planung auch kurzfristige Änderungen, bei Krankheiten z. B. ergeben können.
Häufig übernimmt man auch diese manchmal sehr “unliebsame” Arbeit, sobald man eine Leitungsposition in einem Haus übernimmt. Das Problem. Die Schulzeit ist meist Jahre her, die Ausbildung ebenfalls. Fortbildungen im Bereich Dienstplanschreiben gibt es nicht überall und kosten natürlich auch Geld. Woher also schnell Hilfe bekommen? Wie gehe ich vor beim Dienstplan-schreiben und kann mich schnell einarbeiten? Vor allem, wie gehe ich mit dem Zeitdruck um? Der Dienstplan muss ja jeden Monat pünktlich entwickelt werden.
wie schreibe ich einen dienstplan
Ich habe noch nie einen Dienstplan geschrieben? Hilfe- Was soll ich tun?
Im nachfolgenden findest du wichtige strategische Punkte, wie du nichts vergessen kannst. Bist du neu und hast noch nie einen Dienstplan geschrieben, so ist es sicherlich auch wichtig, dass du dir vielleicht mal das Dienstplan-Fehler-Analyse-Protokoll anschaust. Du kannst das kleine Tool kostenlos downloaden und einfach mal zuhause damit üben. Es gibt dafür auf der Dienstplan – Maschine sehr viele Pläne, die du frei nutzen kannst.
20 Punkte auf die du achten solltest beim Schreiben eines Dienstplans:
Die Vorbereitung – Dienstplan-schreiben
Egal mit welchem Dienstplan-System auf dieser Welt du auch arbeitest und du zunächst vor einem leeren Dienstplan-Programm sitzt, bereite die Dienst-Planung sorgfältig vor. Das heißt, suche dir im Vorfeld alle Informationen zusammen, die du hast und brauchst um deinen Dienstplan schnell und effektiv fertig zu stellen.
Unterbrechungen nerven!
Da die Planungs-Systeme hier unterschiedlich sind. Hier die wichtigsten. Urlaubsplaner, Wunschdienstplan-System, Nachtwachen-Buch, vorläufige Jahresplanung, oder andere Hilfs-Tools, die ihr in eurem Hause nutzt.
Es ist deshalb so wichtig, dass du gut vorbereitet bist, weil du sonst ständig aus der Konzentration gerissen wirst. Ein Fehler, eine Ablenkung, oder ein vergessener Termin können dir als Dienstplanschreibender schnell auch Ärger einbringen. Einmal etwas zu vergessen ist nicht schlimm, solltest du aber immer wieder grobe Fehler in der Planung machen, kann der Ärger und Druck schnell sehr hoch werden für dich im Team. Dies gilt es zu vermeiden.
Wenn du die Möglichkeit hast, ein Schild an deine Türe zu machen ” Bitte nicht stören”, dann mach das. Du wirst sehen, du bist in der doppelten Zeit fertig mit der Planung, als wenn du ständig in der Planungs-Phase unterbrochen wirst, durch Telefonate, oder fachlichen Fragen. Vermeide es unbedingt den Dienstplan aus Zeitdruck zuhause zu schreiben!
Im Vorfeld Stunden im Dienstplan vermerken, wo der Dienstplan erstellt werden kann
Wenn es irgendwie möglich ist, plane dir für den nächsten Monat auch schon einen bestimmten Tag ein, wo du dir vornimmst, die grobe Vorplanung zu machen und vermerke dies im Dienstplan z. b. mit ” BD” für Bürozeit und Dienstplanschreiben. Die Erfahrung zeigt, dass der Zeitdruck, der Stationsalltag schnell sehr hektisch sein kann. Oftmals wird die Arbeit des Planes dann verschoben, der Zeitdruck wächst.
Lege dir eine Strategie zu – Wie schreibt man einen Dienstplan?
Punkt 1 – Erstelle dir eine DCL ( Dienstplan-Check-Liste)
Eine Dienstplan-Check-Liste zu erstellen ist einfach. Du kannst diese einfach in Word oder in Excel für dich anfertigen. Du schreibst in dieser DCL alle wichtigen Punkte, die du monatlich planen möchtest hinein und hakst diese Schritt für Schritt ab. Im nachfolgenden findest du wichtige Punkte, die in dieser Checkliste stehen sollten. Die Liste kann natürlich je nach Haus auch völlig unterschiedlich aussehen. Klarer Vorteil für dich als Anfänger ist es, deine Fehlerquote wird in der Regel minimiert, da du strategisch und “Punkt für Punkt” planst und nicht “irgendwo einfach Dienste beginnst einzutragen”.
Punkt 1
Dienstplan-Check-Liste – Die Übergänge – Hohe Fehlerquote
Hast du oben genannte Tipps verfolgt und du sitzt nun vor deinem leeren Dienstplan-Programm, so fang nun an zu planen. Erster Punkt, bevor du überhaupt auch nur eine Abkürzung oder eine Dienstzeit in den neuen Monat einträgst. Check die Übergänge. Was heißt das genau? Das heißt, schau dir unbedingt, bevor du auch nur eine Abkürzung eingetragen hast, in den Plan, wie der alte Monat bei dem Mitarbeiter endet. Angenommen, der Mitarbeiter hat im Monat Februar, bereits 10 Tage gearbeitet und du schaust nicht in den Vormonat, dann trägst du möglicherweise einfach weitere Tage ein und irgendwann wird es dann auch zuviel Tage am Stück. Hier also Vorsicht!
Punkt 2
Dienstplan-Check-Liste – Urlaube – Den Malediven-Urlaub versehentlich vergessen in das Dienstplan-Programm einzugeben?
Es ist sicherlich unterschiedlich, aber trage unbedingt bereits genehmigte Urlaube als erstes in dein Planungs-System ein. Vergisst du einen genehmigten Urlaub in den Dienstplan einzutragen, so kann es schnell sein, dass der Ärger sehr schnell da sein wird. Stell dir vor, der Mitarbeiter hat einen Malediven-Urlaub gebucht, der Dienstplan wird veröffentlicht, aber du hast als Dienstplanschreibender versehentlich vergessen den Urlaub einzutragen. Das Desaster wäre sehr schnell sehr groß, ganz zu schweigen, dass du dann den Plan nochmals komplett umstellen musst.
Punkt 3
Dienstplan-Check-Liste Wochenend-Rythmen beachten!
Wenn du noch nie einen Dienstplan geschrieben hast, so ist es natürlich auch wichtig, dass du unbedingt darauf achtest, dass ein bestimmter Wochenend-Rythmus eingehalten wird. Kein Mitarbeiter dieser Welt wird dich als Dienstplanschreibender umarmen, wenn du ihm versehentlich 4 Wochenenden am Stück komplett mit Dienst einträgst.
Das heißt. Überprüfe zunächst den Vormonat, wie hat der Mitarbeiter aufgehört zu arbeiten im Vormonat. War er ggf. schon 3 Wochenenden hinterhereinander im Einsatz und du als Dienstplanschreibender trägst ihm versehentlich noch einmal 3 Wochenenden ein, so kann es hier natürlich auch schnell zu großem Ärger kommen. Hier also Vorsicht. Check die Vormonate und schau dir genau die Wochenend-Rythmen der einzelnen Mitarbeiter an. Beachte auch ggf. individuelle Wünsche und Wunschdienstplan.
Punkt 4
Dienstplan-Check-Liste – Nachtwachen
Auch die meisten Nachtwachen-System unterliegen einem bestimmten Rythmus. Z. B. N, N, N, N, und dann 3 Tage frei oder so. Achte hier auf die Rythmen der Nachtwachen. Kontrolle vor Eintragung in den neuen Monat, den vorherigen Monat.
Punkt 5
Fortbildungen
Check die Fortbildungen. Sind irgendwelche Fortbildungen genehmigt, tragen Sie ebenfalls mit der entsprechenden Stundenzahl in den Dienstplan ein.
Punkt 6
Überstunden
Achte beim Eintragen und vergeben der Dienste auf individuelle Wünsche sowie auf die Stundenzahl
Punkt 7
Supervision
Achte beim Erstellen des Dienstplans, falls Ihr Haus Supervision hat, dass diese entsprechend im Plan vermerkt ist.
Punkt 8
Praktikanten und Schüler
Achte beim Eintragen darauf, dass ein Praktikant nie alleine arbeiten darf, Schüler angeleitet werden. ggf. Termine für Anleitergespräche im Dienstplan vermerkt sind.
Punkt 9
Kombinations-Dienste
Vermeide sogenannte Kombinations-Dienste. Z. B. Spät-Früh-Wechsel. Geseztliche Ruhezeiten sind zu beachten
Punkt 10
Wünsche und Wunsch Dienstplan
Es gibt auf vielen Stationen Wunschdienstpläne. Jeder Dienstplanschreibende geht hier sicherlich unterschiedlich damit um. Finde hier eine gute Linie wie du mit Wünschen der Mitarbeiter umgehst. Dies ist oftmals auch ein Drahtseilakt. Auch gibt es Mitarbeiter, gibt man ihnen den kleinen Finger, wollen sie die ganze Hand. Gerechtigkeit und Fairness sind sicherlich wichtige Tendenzmerkmale, um hier korrekt zu planen.
Punkt 11
Team einplanen
Da in der Regel regelmäßig Gessamt-Teams stattfinden solltest du das Wort ” Team” auch in deine persönliche DCL ( Diensptlan-Checkliste mit aufnehmen).
Punkt 12
Schichtleitungen
In manchen Häusern gibt es sogenannte ” Schichtleitungen”, diese haben an bestimmten Tagen die Hauptverantwortung. Die Schichtleitung wird dann in der Regel mit der Abkürzung “SL” im Dienstplan aufgeführt. Solltest du in deinem Haus so ein System haben, ist das Wort ” Schichtleitung” auch in deine DCL ( Dienstplan-Check-Liste, mit aufzunehmen.
Punkt 13
Zuviel Tage am Stück – Überprüfungs-Kriterien
Bevor du den Dienstplan zur Unterschrift ausgibst, überprüfe unbedingt nochmals sämtliche Dienste im Gesamtzusammenhang mit dem Vormonat ob du nicht vielleicht versehentlich einem Mitarbeiter zuviele Dienste eingeschrieben hast. Auch gibt es hier gesetzliche Regelungen, die zu beachten sind. Auch individuelle Wünsche, nach Wunschdienstplan sind ggf. in die Überlegungen mit einzubeziehen. ( Je nach Absprache und individuellem Konsens)
Punkt 14
Springer und Aushilfen
Oftmals gibt es individuelle Stunden-Vereinbarungen, achte bei der Planung auf den genauen Einsatz und die Stunden
Punkt 15
Mindestbesetzung
Punkt 16
Hospitationen
Gibt es Hospitationen, so sind diese natürlich auch entsprechend in deiner persönlichen DCL ( Dienstplan-Check-Liste) aufzuführen, so dass du nichts vergisst.
Punkt 17
Vorläufiger Dienstplan
Arbeitet das Haus mit einem vorläufigen Jahres-Planungs-System, so solltest du natürlich hier die entsprechenden Vormerkungen und Termine beachten. Grundsätzlich ist es zu empfehlen, mit einem vorläufigen jahres-Dienstplan-System zu arbeiten. Es hilft Stress zu vermeiden. Auch weil du im Vorfeld in der Planung auch die gesamte vorläufige Urlaubsplanung miteinplanen kannst.
Punkt 18
Vorstellungstermine
Bist du als Leitung bei den Vorstellungsterminen dabei, sollten diese natürlich auch in deine persönliche- DCL ( Dienstplan-Check-Liste ) mit aufgenommen werden.
Punkt 19
Zuständigkeiten – nicht immer geklärt
Kläre als Dienstplanschreibender genau ab, wer ist zuständig, wenn du selbst krank wirst. Wer kümmert sich dann um den Dienstplan? Welche Regeln gelten hier in dem Haus? Die Erfahrung zeigt, dies ist nicht immer genau geregelt. Gibt es eine offizielle Vertretung?
Punkt 20
Das Dienstplan-Fehler-Analyse-Protokoll für Anfänger
Du hast noch nie einen Dienstplan geschrieben, aber die Problematik kommt gerade auf dich zu? Du willst dich vorbereiten auf das Dienstplanschreiben? Dann nutze das kostenlose Dienstplan-Fehler-Analyse-Protokoll der Dienstplan-Maschine. Es ist ähnlich wie die DCL ( Dienstplan-Checkliste), nur hast du hier schon alles fertig gelistet, was du benötigst. Eine weiter Möglichkeit, lade dir einfach irgend eine Vorlage der Dienstplan-Maschine auf dein Laptop und übe es einmal selbst einen Dienstplan zu schreiben.
Für Anfänger – Wie erstellt man eine Dienstplan-Check-Liste und wie wird diese in der Praxis eingesetzt?
Wie schreibt man eigentlich einen Dienstplan? In dem Video wird auch gezeigt, wie so eine kleine DCL ( DienstplanCheck-Liste erstellt wird und in der Planung eingesetzt wird. Ideal für Anfänger die sich noch unsicher sind in der Planung Video
Wozu nutzen Häuser eigentlich Rahmen-Dienstplan-Systeme?
Einen Dienstplan zu erstellen kann man auch, wenn man mit sogenannten “Rahmendienstplan-Systemen” arbeitet. Größter Vorteil solcher Rahmen-Dienstpläne ist die enorme Zeitersparnis.
Eine weitere Möglichkeit ist auch mit sogenannten Rahmen-Dienstplan-System zu arbeiten Video
Das wichtigste zum Schluss:
Egal in welchem Haus Sie auch immer einen Dienstplan schreiben müssen, legen Sie sich am Anfang eine gute Struktur zu, wie Sie auf der einen Seite nichts vergessen, auf der anderen Seite jeden Monat eine schnelle und effektive Planung für Ihr Team ermöglichen. Die DCL ( Dienstplan-Checkliste) ist sicherlich die einfachste und schnellste Möglichkeit einer Schritt- für Schritt Planung, wo Punkt für Punkt “abgehakt” wird und Sie so schnell auch nichts vergessen.
Wir wünschen viel Erfolg bei Ihrer Dienstplanung